Personel Devam Kontrol Sistemleri Tercih Edilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

24 Temmuz 2019

İş yerlerindeki personelin devamlılığı herhangi bir kuruluş için kritik bir unsur oluşturmaktadır. Daha önceki dönemlerde iş yerleri çalışanların giriş ve çıkışını takip eden ya da bu işle görevlendirilmiş kişiler tarafından takibi sağlanırken ya da çalışanların kendi giriş çıkış saatlerini yazdığı sistemler mevcutken günümüzde bu işlevi daha kolay, etkili ve teknolojik bir şekilde gerçekleştiren personel devam kontrol sistemleri (PDKS) yapabilmektedir. Bu tarz otomatik sistemler daha önceki dönemlerde karşılaşılan zaman çizelgesinin hesaplanması, verilerin toplanması ve saklanması, giriş ve çıkış saatlerinin yanlış bir şekilde kayda geçirilmesi gibi onlarca sorun teşkil edecek durumu ortadan kaldırmıştır. Personel devam kontrol sistemleri arasında tercih yaparken aşağıdaki özellikleri sağlayıp sağlamadığını kontrol etmekte büyük yarar var.

1. Otomatik Kontrol

Başarılı bir personel devam kontrol sisteminin temel özelliklerinden birisi personelin devamlılık durumunun takibinin kolay bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Bir personel devam kontrol sistemi çalışanların sadece bir lokasyonda değil birden fazla şubede de devamlılığının merkezi bir şekilde kontrolüne olanak vermektedir. Bu sayede otomatik sistem ile her bir çalışanın katılım verilerini çeşitli konumlardan manuel olarak toplama ihtiyacı ortadan kalkar.

2. Hatayı Telafi

İyi bir personel devam kontrol sistemi geleneksel sistemlerde denk gelinen devamsızlık verilerinin yanlış kaydedilmesi sorunsalının önüne geçerek çalışanların verimliliğini artırmaya olanak sağlar. Personel devam kontrol sistemleri çalışanların giriş ve çıkışının doğru bir şekilde takibini sağladığı için çalışanlar yanlış veri giremeyecek ve bu sistemler dolaylı olarak çalışanların üretkenliklerini artırmaya yardımcı olacaktır.

Personel devam kontrol sistemlerinin bir diğer fonksiyonu ise çalışanın devamlılık verileri sistem tarafından otomatik olarak kaydedildiğinden dolayı hatalı bordro ihtimalini ortadan kaldıracaktır. Bu durum hem çalışan hem de işveren için iki tarafa da avantaj sağlayacaktır. Ayrıca maaş bordrosunun bu sistemler tarafından otomatik olarak yapılıyor olması çalışanların bordrolarının hesaplamak ve işlemek için gereken süreyi de azaltacaktır. Bu sistemler işverene ayrıca birden çok devamlılık raporu veya çizelgesi hazırlamasına da olanak verecek ve benzer şekilde insan kaynakları personellerinin de analizini kolaylaştırmaya da yardımcı olacaktır.

3. “Buddy Punching”e Karşı Önlem

Personel devam kontrol sistemleri iş yerlerinde son yıllarda çok fazla karşılaşılan “buddy punching” olayını da ortadan kaldıracaktır. Buddy punching temel olarak bir veya birden fazla çalışanın bir iş arkadaşından kendisi için saatli giriş yapması anlamına gelmektedir. Personel devam kontrol sistemleri ile çalışanların böyle bir girişimde bulunmasının önüne geçilerek onların çalıştıklarından daha fazla zaman kazanmasının önüne geçilmesini sağlamaktadır.

4. Etkin İletişim

Personel devam kontrol sistemleri tüm bunların dışında çalışanların ve ilgili denetçilerin kaydının tutulmasını kolaylaştırmaktadır. Yani eksik ya da geç gelme durumları, izin durumları, vardiya değişikliği gibi durumlar kolaylıkla kayıt altında tutulabilmekte ve bu konuda çalışanların bu sistem üzerinden SMS ya da e-posta yoluyla uyarılmalarına da olanak sağlar. Bu uyarı mesajları ise sistemler olanak verdiği takdirde özelleştirilebilirler.

5. İzin Başvurusu

Çalışanların yazılım üzerinden kolayca izin başvurusunda bulunmaları ve bunların işveren tarafından onaylanması ya da reddedilmesi de personel takip kontrol cihazlarının sağladığı bir diğer avantaj olarak görülebilir. Bununla beraber sistemi kullanan kuruluşların İnsan Kaynakları bölümü de personelin giriş ve çıkış saatleri ile ilgili raporlar oluşturabilir. Benzer şekilde çalışanların belirli bir alanda / bölgede harcadıkları zamanları hakkında da bireysel oluşturabilirler. 

Tüm bu avantajlardan doğru şekilde yararlanılabilmesi adına uygun personel devam kontrol sistemlerinin tercih edilmesi oldukça önemlidir. Bu açıdan birçok kuruluş biyometrik personel devam kontrol sistemlerini tercih etmektedir. Kartlı sistemler de benzer şekilde başarılı olmayla beraber yine de olumsuz şekilde kullanılmaya açıktır. Bunun için avuç içi ya da parmak izi gibi personel devam kontrol sistemleri yöntemleri kimlik tespiti açısından en verimli sonucu verecektir.

İşletmeniz için personel devam kontrol sistemi seçerken yukarıdaki özellikleri taşıyan kaliteli ürünleri tercih etmeye özen göstermenizde fayda var. Dünyaca ünlü Dahua firmasının Türkiye distribütörü olarak personel devam kontrol sistemlerinde öncü bir konuma sahip olan Varnost Access Kontrol Sistemleri 10 yılı aşkın deneyimi ve uzman teknik ekibi ile yüksek kalitede hizmet sunuyor. Varnost kalitesiyle sunulan personel devam kontrol sistemleri ürünlerini inceleyebilir, (0212) 220 9 220 – (0505) 445 06 54 nolu telefonlardan ulaşarak kurumunuza en uygun teknoloji çözümleri hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.